Doel 1: Sustainability

10-09-2022

Doel 1

Kennis en vaardigheden betreft sustainability vergroten zodanig dat ik bij bedrijven of in een bedrijf kansen en mogelijkheden spot om duurzamer te doen.

Acties

Duurzame dinsdag overnemen. Elke eerste dinsdag van de maand is het de duurzame dinsdag. Deze dag staat in het teken om te laten weten welke updates, nieuwtjes, trends etc. er zijn op basis van sustainability aan de bol.com'ers. Hiervoor moet informatie worden opgehaald binnen allerlei verschillende afdelingen en circles.
Nieuwsbrief opstarten. De bedoeling is dat er een sustainability nieuwsbrief wordt opgestart en deze wordt gedeeld met onder andere directie. Zo wordt er meer informatie gedeeld en zo blijft het onderwerp duurzaamheid boven aan het lijstje staan.
Meewerken duurzaam beleid. Door bij het proces te zijn waar het beleid wordt bekeken en aangepast, heb ik een kijkje 'achter de schermen'. Dit geeft mij een unieke inkijk hoe dit proces loopt in een groot bedrijf en waar andere bedrijven eventueel kunnen 'winnen'.
Algemene post in de Workplace groep voor een betere connectie en betrokkenheid bij het onderwerp. In deze groep zitten redelijk wat mensen die geïnteresseerd zijn in duurzaamheid. In deze groep worden tips, tricks en nieuwtjes gedeeld met wat er gebeurt in de markt, maar ook wat er interessant is om te weten of waar mensen wat mee kunnen. Daarnaast wordt er ook interne informatie gedeeld op dit gebied.

Door deze acties te voldoen, wordt het leerdoel gerealiseerd. Door bezig te zijn met duurzaamheid tijdens mijn werkdagen, leer ik constant wat er om gaat in een groot bedrijf zoals bol.com. Door dit te weten en te weten welke informatie wel en welke informatie niet bij de werknemers komt, kan ik inzien waar er meer aandacht nodig is.

Bewijsvoering

Alle acties zijn meewerktaken voor mij. De post en nieuwsbrief van actie 1 en 2, maak en post ik zelf. Hiervoor zal ik elke maand ook bewijs hebben dat dit gedeeld is. Daarnaast zal er voor beide feedback opgehaald worden bij collega's en gekeken worden naar eventuele reacties op de posts. Voor mijn derde actie zit ik in het team wat hier aan meewerkt. Hiervoor bewijsvoering aanleveren, is het resultaat wat hieruit voort vloeit. Voor actie 4 is er bewijsvoering van de posts die worden geplaatst in deze groep. Daarnaast is er per post ook achtergrond informatie bekend.

Actie 1.1

Plan

Als eerste actie van dit leerdoel om mijn kennis en vaardigheden te vergroten op het gebied van duurzaamheid, is de Duurzame Dinsdag over nemen. Elke eerste dinsdag van de maand is er een duurzame dinsdag bij bol.com. Dit idee is voortgekomen uit de afdeling waar ik stage heb gelopen, om ervoor te zorgen dat nieuwtjes van binnen bol.com ook terecht komen bij alle medewerkers van bol.com.

Duurzaamheid wordt natuurlijk steeds belangrijker en bol.com doet hier veel aan. Om het bedrijf kennis te laten maken met wat er eigenlijk allemaal gebeurt rondom dit thema is dus onder andere een maandelijkse post opgezet. Deze dag staat in het teken van updates, nieuwtjes uit de markt en/of intern, trends en nog veel meer.

De post wordt onder andere geplaatst op Workplace. Dit is een website waar alle medewerkers van bol.com lid van zijn en zich kunnen aanmelden bij verschillende communitys/groepen. Je kunt het een beetje vergelijke met een soort Facebook pagina, maar dan voor werk gerelateerde dingen. Op dit platform ben je automatisch lid van een aantal groepen zoals Need to Know en Nice to know, maar er is ook een groep voor MVO & Sustainability. Het team waar ik voor werk heeft de toegang tot deze groep.

De post wordt in de MVO & Sustainability groep geplaatst, maar ook in de Nice to Know groep en de post gaat mee in de Newsflash. Dit laatste is een interne nieuwbrief voor geheel bol.com.

Om dit format te vullen, moet er ook informatie beschikbaar zijn. Hiervoor moet er input worden opgehaald bij verschillende teams. Maandelijks deed ik mijn rondje langs bepaalde mensen die hiervoor input konden leveren. Het gaat hier om sustainable logistics, maar ook sustainable sales en sustainable assortment. Of informatie van Bollebozen of juist infomatie en weetjes vanuit bol.com duurzaamheid algemeen.

Eigenlijk gaat het dus om al het nieuws en weetjes die op een snelle, slimme en leuke manier gedeeld kunnen worden met de medewerkers. Zonder dat zij te lang moeten lezen of moeten zoeken naar bepaalde informatie. Hier een voorbeeld van een Duurzame Dinsdag post.

Van de verschillende vorige edities van dit format, is een vast format gemaakt. Met een paar aanpassingen en handiger neer te zetten is er dus een post gemaakt die elke maand opnieuw gevuld kon worden met informatie.

Check --> Act

Omdat het programma een beetje lijkt op onder andere Facebook en je dus een post plaatst op een soort van Social Media, heb ik ook toegang tot de 'achterkant' van de post. Met andere woorden kan ik de analytics zien van hoe goed de posts worden bekeken en welke conversierate deze heeft.

Vanuit bol.com en collega's gaat het bij deze post er vooral om dat het gelezen wordt door zoveel mogelijk collega's. In de ene groep gaat dit beter dan in de andere groep. Soms wordt het gelijk gelezen, soms wordt het bericht nog een keer opgezocht. Wat je, gelukkig, al goed kan merken is dat duurzaamheid leeft onder de werknemers en binnen bol.com.

Uit brainstormsessies kwam het idee, en voor mij een vervolgactie, om deze post te gaan uitbreiden in een nieuwsbrief. Dit is daarom ook een actie van mij voor dit leerdoel. Om een nieuwsbrief te maken over het onderwerp en uitgebreidere informatie hierin te vermelden, creëer je toch een grotere engagement bij de werknemers van bol.com over dit onderwerp.

Er is voor gekozen om deze post nog steeds te posten en dan met extra informatie of een korte herhaling, mocht dit nodig zijn, van een belangrijk bericht of inzicht uit de nieuwbrief.

Actie 1.2

Plan

De tweede actie die wordt gedaan om te helpen behalen van mijn leerdoel over duurzaamheid gaat over het opstarten van een nieuwsbrief. Naar aanleiding van de check en act van de vorige actie over de Duurzame Dinsdag post, heb ik een nieuwsbrief gemaakt en opgezet.

De bedoeling zou zijn dat het een overzichtelijke en leuke nieuwsbrief zou zijn in de lijn met de groep op Workplace en de Duurzame Dinsdag post. Er moet duidelijk in komen te staan wat er speelt met betrekking tot duurzaamheid in geheel bol.com. Met andere woorden informatief, maar wel lekker leesbaar.

De nieuwsbrief moet verzonden worden via de mail en met clickable linkjes. Daarnaast kan de nieuwsbrief gedeeld worden in de MVO & Sustainability groep op Workplace en in de Nice to Know groep. Hierdoor worden er naast de mail nog meer mensen bereikt die het interessant vinden hierover te weten.

Er was nog geen nieuwsbrief of format hiervoor, dus ik kon met een schone lei beginnen. Voor inspiratie heb ik gekeken bij de nieuwsbrieven van andere afdelingen. Hier heb ik vooral gelet op hoe informatie gedeeld werd, hoe er wordt gewerkt met kopjes, welke kleuren worden gebruikt, is het overzichtelijk.

Verder heb ik gesprekken gehad met meerdere collega's om duidelijk te krijgen welke stukken en onderwerpen er sowieso in moesten. Op basis van deze twee punten ben ik aan de slag gegaan en gaan schetsen hoe het ongeveer er uit zou kunnen zien en wat een handige indeling zou zijn. Ik heb in dit beginproces eigenlijk meteen de drie kolommen gecreëerd en de monthly spotlight. Verder was er duidelijk dat het niet alleen maar over interne informatie moest gaan, maar er ook wat weetjes en trends van de e-commerce in mochten.

Ik heb gekozen voor de naam Sustainabol.com, omdat gelijk duidelijk is dat het over duurzaamheid gaat binnen bol.com. Het is catchy en goed te onthouden. Daarnaast heb ik gekozen voor lichte kleuren en groentinten. Op basis van deze vlakken en ideeën heb ik het format gemaakt in PowerPoint.

Zo ook de nieuwsbrief wordt uitgestuurd op de eerste dinsdag van de maand. Dit om 10:00 uur. Naar aanleiding van onderzoek tijdens mijn vorige stage, was duidelijk dat de nieuwsbrief het beste tussen 9:00 en 10:00 gestuurd kan worden. Ik heb gekozen voor de dinsdag, zodat het mee gaat met de Duurzame Dinsdag. Deze dag bestaat al langer en is dus gelinkt aan duurzaamheid. De post van DD gaat 's middags online.

Ook voor de nieuwsbrief moet informatie worden opgevraagd. Dit doe ik bij dezelfde mensen als voor de Duurzame Dinsdag, maar vraag ik om meer input voor een gehele maand. Zo kan er meer geschreven worden en dus meer achtergrondinformatie gemeld worden.

De nieuwsbrief die hier wordt gedeeld op mijn website, geeft weer hoe het format en idee eruit ziet. Er zijn stukken weggehaald omdat het hier gaat over interne informatie die liever niet gedeeld mag worden. Ook heb ik de linkjes weggehaald, die niet van toepassing zijn voor externe mensen. (Dit is de reden dat er dus witte vlakken tussen staan en witte strepen te zien zijn, dit is natuurlijk bij de echte nieuwsbrief niet 😉)

DOWNLOAD Nieuw...te-4.pdf

Check --> Act

De eerste nieuwsbrief is live gegaan in oktober. Ik heb gelijk geleerd dat mensen mijn projecten niet perse belangrijker vinden dan hun eigen projecten. Dit leidde ertoe dat ik niet van iedereen input had ontvangen en ik last minute nog heel druk en gestrest bezig ben geweest. Dit resulteerde er ook gelijk in dat de nieuwsbrief niet op dinsdag is uitgestuurd, maar op woensdag.

Elke maand zijn er dingen aangepast en verbeterd. Dit elke keer naar aanleiding van feedback, zowel uit het team als van mensen die de nieuwsbrief ontvangen. Het gaat hier om kleine dingen zoals dingen omwisselen of juist bij elkaar zetten, groter lettertype, onderstrepingen van woorden etc.

Het grootste hekelpunt was dat ik de nieuwsbrief niet fatsoenlijk in de mail kreeg, omdat (bleek later) ik nieuwsbrief in PowerPoint had gemaakt. Hierdoor versprong de nieuwsbrief of veranderde de kleuren of kon je de linkjes wel zien, maar er niet op klikken. Ik ben hier elke maand opnieuw mee bezig geweest, totdat ik eindelijk een collega sprak die hier een oplossing voor had. Ik heb het format opnieuw gemaakt in Word. Hierdoor blijven de linkjes clickable, verspringt er niks meer en is het invullen van nieuw informatie handiger. (Opgelost 😊)

Ik heb elke maand ontzettend veel reacties gekregen van medewerkers waar naar de nieuwsbrief werd doorgestuurd, van medewerkers die de nieuwsbrief weer mooi en informatief vonden en zelfs van mensen uit de directie die het een toegevoegde waarde vinden. Dit was persoonlijk ook mijn doel. Nieuwsbrieven mogen niet zomaar gestuurd worden naar de directie en er wordt gefilterd wat zij zien. Mijn idee om het gewoon te sturen werd daarom ook in eerste instantie afgekapt. Naarmate de nieuwsbrief er beter uit begon te zien en er meer reacties kwamen, heeft mijn leidinggevende een eerste zet gedaan en de nieuwsbrief via via doorgestuurd. Ook hier kwamen dus positieve reacties op en sinds december gaat de nieuwsbrief ook naar de directie toe. Hier een greep uit de reacties:

Actie 1.3

Plan

Als derde actie heb ik gekozen voor het meewerken aan het duurzamer assortiment. Dit helpt mijn leerdoel kennis en vaardigheden betreft duurzaamheid goed te behalen.

Ik heb de mogelijkheid gehad om mee te werken aan het project duurzamer assortiment. In het kort houdt dit in dat er bepaalde onderwerpen waren die gecontroleerd moesten worden of het assortiment hiervan duurzamer was, een label konden krijgen of andere zaken. Naar aanleiding van deze keuzes moest het assortiment aangepast worden en ook de toolkit. De toolkit is gemaakt voor intern gebruik, extern gebruik voor de partners en leveranciers en extern gebruik voor klanten. Naar aanleiding van veranderingen moesten deze dus worden bijgewerkt.

Naarmate ik hielp hierbij, kwam er ook een groter project binnen het duurzamer assortiment. Het ging hierom het thema boeken. Voor boeken is er in samenwerking met Milieu Centraal gekeken wanneer een boek een duurzamere keuze is. Dus moet je een nieuwe kopen of juist tweedehands? Liever een papieren versie of juist downloaden? Milieu Centraal heeft hier onderzoek naar gedaan en ons was de taak om dit op de website te zetten en te delen met de buitenwereld.

Dit klinkt natuurlijk lekker kort door de bocht, want hier kwam best wel heel veel bij kijken. In een team van 8 collega's van verschillende teams is dit opgezet en uitgewerkt. Team Sustainability was hier vooral voor het controleren van MC en of het goed beschreven stond, het aanpassen van de website en op welke pagina dit benoemd ging worden en helpen waar nodig. Voor het labelen en het assortiment zelf en team boeken waren er ook genoeg werkzaamheden die gedaan moesten worden.

Naar aanleiding van gesprekken en besprekingen werd er voor mij duidelijk of ik de toolkit aan moest passen ja of nee. Ik ben niet bij al deze gesprekken aanwezig geweest, omdat ik hier later in kwam vallen en het voor mij vooral de taak was om het aan te passen. Dit was een groot bestand in powerpoint, wat elke keer up to date gemaakt moest worden en vervolgens goed moest worden gezet in een bepaald bestand. Hierdoor kwam het goed terecht op de website en de linkjes die de mensen hadden.

Voor betreft de boeken voor het duurzamer assortiment. Ik ben redelijk vanaf het begin ingestapt en heb aangegeven dat ik graag wilden helpen. Vanuit Milieu Centraal kwam een boekenbeslisboom met de uitleg en keuzes voor een duurzamere keuze. Ik heb deze beslisboom gemaakt in 'bol.com style' om het zo maar even te noemen. Daarnaast heb ik het tekstje geschreven, samen met een collega, die op de website staat. Ook deze website heb ik aangepast. (link)

Check --> Act

Omdat er met veel mensen samengewerkt was en mensen op vakantie waren tussendoor, is het proces niet volledig soepel gelopen. Wat ik heel fijn, en goed vond van een collega vanuit team boeken, is dat zij nadat het live is gegaan heeft aangegeven een gesprek te plannen. In deze recap hebben we besproken wat wel goed ging en niet goed ging en wat we eventueel in de toekomst in het proces zouden willen veranderen.

De feedback die hier voor mij is uitgekomen is dat ik goed en snel mee kan werken en duidelijk dingen oppak. Tip voor de volgende keer was dat ik als ik hulp nodig heb dit op tijd vraag. Bij het aanpassen van de website liep ik ergens tegen aan. Ik had erna een vrije dag en mijn directe collega ook. Toentertijd moest het die maandag live gaan en hebben we snel nog mensen erbij moeten halen. Achteraf bleek dat die persoon daar absoluut niet blij mee was en ze dus haar eigen werkzaamheden moest laten vallen. Ik heb hier van geleerd en ga ervoor zorgen dat dit de volgende keer in welke situatie dan ook niet meer gebeurd.

Naar aanleiding van de toolkit, die niemand meer echt handig vond, en ik heel erg veel en moeilijk vond aan te passen, is er gekozen voor een nieuw format. De toolkit wordt overgezet in een nieuw systeem. Dit betekende dat elk ken- en keurmerk wat bol.com heeft goedgekeurd, in dit systeem overgezet moest worden. Hiervoor moest onderzoek gedaan worden en worden gekeken of er nog nieuw assortiment toegevoegd kon worden. Ik heb hier gelukkig hulp bij gekregen en alles is aangepast. Hiervoor zijn brainstormsessies geweest met wat de beste oplossing zou zijn voor zowel de medewerkers die met het systeem moeten werken en voor intern gebruik. Omdat dit voor intern gebruik is, kan ik hier geen bewijs van leveren. Wel is er bij Do te zien wat de oude toolkit was. Dan moeten jullie mij maar geloven dat dit is aangepast 😉

Actie 1.4

Plan

Als extra actie wat mijn leerdoel onderbouwt heb ik gekozen voor het onderhouden van de MVO & Sustainability groep op Workplace. Het plan was om ervoor te zorgen dat het aantal mensen dat de groep volgde te verhogen en ervoor te zorgen dat de groep meer ging leven.

Het idee van deze groep is om nieuwtjes, trends en inzichten over het onderwerp duurzaamheid vanuit zowel intern als extern oogpunt te delen. Al lange tijd werd dit door niemand meer gedaan. Dus aan mij de taak om dit terug op te pakken en te zorgen dat er genoeg informatie gedeeld wordt en gesprekken/discussies gestart kunnen worden.

Ik heb in eerste instantie nieuwe medewerkers toegevoegd aan de groep en een welkomstbericht gestuurd. Nieuwe medewerkerslijsten werden niet meer gedeeld en daarom ben ik bezig om ervoor te zorgen dat MVO & Sustainability een standaard groep wordt waar nieuwe medewerkers aan toegevoegd worden. Bol.com geeft aan hier veel aan te doen en ook intern wordt er veel aandacht aanbesteed. Het is zelfs een pilaar bij de onboarding (een aantal colleges/meetings die nieuwe medewerkers krijgen met uitleg wat er gebeurt bij bol. Medewerkers van teams komen hier praten en uitleg geven).

Om input te leveren aan deze groep ben ik gaan zoeken naar duurzame informatie die up to date is. Ik heb hier een aantal sites van gevonden. Ik probeer elke week 2 keer een bericht te sturen, zodat het leeft en het niet te veel wordt. De berichten kunnen gaan over Patagonia bijvoorbeeld. De eigenaar van Patagonia heeft alle eigendomsrechten overgedragen aan twee goede doelen. Dit om de aarde te beschermen.

Daarnaast kan het ook gaan over wat er intern gebeurt op het gebied van duurzaamheid. Zoals eerder vermeld bij mijn acties worden de posts van Duurzame Dinsdag en de nieuwsbrief ook in deze groep gedeeld.

Check --> Act

Naar aanleiding van het toevoegen van werknemers heb ik reacties gehad dat ze de groep interessant vinden of niks gehoord, maar wel blijven volgen. Het aantal is met bijna 200 mensen gestegen en dit hoop ik dus in de komende tijd nog meer te laten worden.

Op verschillende posts wordt gereageerd en vragen gesteld. Ik vind het leuk om te zien dat mensen de artikelen en/of podcasts daadwerkelijk lezen en luisteren. Zo wordt ervoor gezorgd dat de medewerkers met het onderwerp bezig blijven en er te zien is wat er allemaal gebeurt en speelt in de markt.